¿Qué es apostillar documentos?

Cuando se trabaja con empresas de todo el mundo y se requiere documentación que sea legal y regular en todos los países, es importante contar con la legalización única.

Este proceso consiste en colocar sobre un documento público o una propia prolongación del mismo, una Apostilla, que viene a ser una anotación que se encargará de certificar la autenticidad de la firma que se encuentre en todo ese documento. Autentifican la firma de documentos públicos que han sido expedidos en un país firmante del XII Convenio de la Haya, con fecha del 5 de octubre de 1961, facilitando el proceso de legalización de documentos entre países.

La legalización de los documentos es imprescindible en cualquier proceso de expatriación en lo referente al proceso migratorio y de tramitación del visado correspondiente del expatriado, para que surtan efecto en el país de destino. Los documentos principales a legalizar del expatriado son: título académico, carta de asignación, cartas de referencias laborales, certificado de penales y certificado médico. Y de los familiares que acompañan al expatriado son: certificado de matrimonio para cónyuge y certificado de nacimiento para hijo.

Conocer todos los procesos y procedimientos al respecto puede ser muy complicado tanto para una persona sola como para una empresa o un departamento de recursos humanos. Por esta misma razón es muy importante saber contar con un equipo de apoyo que le acompañe en todo el proceso de apostillamiento de documentos y le asegure y garantice que todo salga a la perfección, contando con su documento legal lo más rápido y pronto posible.

En J&D Immigration Advisers somos expertos en apostillamiento y legalización de documentos. Le ahorramos mucho tiempo y dolores de cabeza provocados por la complejidad del procedimiento de apostillar un documento público o legal. Nosotros nos encargamos de todo y se lo ponemos muy fácil para que cuente con el documento lo más pronto posible.

¿Quién puede pedir o solicitar la apostilla?

Para poder solicitarla basta con ser una persona portadora de un documento público que quiera certificar su autenticidad.

¿Qué documentos pueden apostillarse?

Documentos públicos, entre los que se incluyen los documentos judiciales, los administrativos o certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados.

Con más detalle, estos son los tipos de certificado que se pueden legalizar:

  • Certificado de nacimiento
  • Certificado de matrimonio
  • Certificado de antecedentes penales
  • Certificado de empadronamiento
  • Certificado médico
  • Certificado de empleo o ingresos
  • Certificado de propiedades

También se pueden hacer con los documentos electrónicos, pero por el momento se tienen que seguir presentando con su versión manuscrita. Por eso es importante contar con un equipo de profesionales que le ayude a comprender todas las casuísticas diferentes y únicas con las que se puede encontrar.

Lo documentos que no pueden apostillarse son los expedidos por funcionarios consulares o diplomáticos, los documentos administrativos relacionados con una operación aduanera o comercial, así como los documentos que estén exentos de ser legalizados o apostillados.

¿Dónde se solicita?

Se solicita en el Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma a la que pertenezca la provincia del Registro civil que expidió el Certificado.

Confíe en nosotros para apostillar sus documentos, le ayudaremos a ahorrar tiempo y a conseguir de la forma más sencilla posible sus documentos certificados.

La emigración masiva de españoles

Según datos del INE, en el segundo trimestre de 2012, 24.255 españoles han emigrado a otros países como consecuencia de la crisis económica y del 22,8% de paro, más del doble de los que tomaron la misma decisión en el segundo trimestre del año anterior.

Unos datos que siguen pintando de oscuro un panorama demográfico tras un rápido giro copernicano: de ser un país que batía records de recepción de inmigrantes, desde el año pasado son más los que salen de España que los que llegan a ella.

Ante esta incipiente salida, los interesados proceden a la tramitación de los Visados correspondientes ante los Consulados respectivos, así como la legalización y Apostilla de la Haya de los documentos necesarios para la obtención de los mismos.

Debido a dicho incremento, la Sección de Legalizaciones y Apostilla de la Haya del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación (MAEC), establecida en la Calle Juan de Mena, 4 de Madrid se ha visto desbordada en los últimos meses ante el incremento de solicitudes de legalizaciones y Apostilla de la Haya de documentos, y actualmente está dando cita para dentro de 15 días para dicha tramitación.

Estos retrasos están provocando que las gestiones de visados ante los consulados respectivos sean eternas, con los consecuentes retrasos que ocasionan a los trabajadores españoles que son desplazados a otros países.

¿Cómo se hace la legalización de documentos?

La legalización de documentos se hará conforme a uno de los dos procedimientos siguientes dependiendo del país que expida el documento:

A) Apostilla de La Haya. De acuerdo con el Convenio de La Haya , de 5 de octubre de 1961, la única formalidad que se exige para los documentos procedentes de los Estados parte de dicho Convenio es el sello de La Apostilla que coloca la autoridad competente del Estado del que dimana el documento y surte efectos directamente ante cualquier autoridad del país de destino.

B) La vía diplomática. Es el procedimiento a utilizar para la legalización de los documentos extranjeros de Registro Civil, Notariales y Administrativos expedidos en países no firmantes del Convenio de La Haya

Texto de la Apostilla de la Haya

Convenio de la Haya, de 5 de octubre de 1961

El Convenio suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros expedidos en los países signatarios de dicho Convenio

Los Estados parte del Convenio de la Haya son:

Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaiyán, Bahamas, Barbados, Bélgica, Belice, Bielorrusia, Bosnia Herzegovina, Botswana, Brunei, Darussalam, Bulgaria, Chipre, Colombia, Islas Cook, Croacia, Dominica, Ecuador, El Salvador, Eslovenia, España, Estados Unidos de América, Estonia, Fidji, Finlandia, Francia, Granada, Grecia, Honduras, Hong-Kong, Hungría, Irlanda, Islandia, Israel, Italia, Japón, Kazajstán, Lesotho, Letonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Macao, Macedonia, Malawi, Malta, Islas Marshall, Isla Mauricio, México, Mónaco, Montenegro, Namibia, Isla Niue, Noruega, Nueva Zelanda, Países Bajos (*), Panamá, Polonia, Portugal (*), Reino Unido (*), República Checa, República Eslovaca, Rumanía, Rusia, Federación de Samoa, San Cristóbal y Nieves, San Marino, San Vicente y las Granadinas, Santa Lucía, Serbia, Islas Seychelles, Sudáfrica, Suecia, Suiza, Suriname, Swazilandia, Tonga, Trinidad y Tobago, Turquía, Ucrania, Venezuela(*). Por extensión se aplica a:

REINO UNIDO: Anguila,Jersey, Bailia de Guernsey, Isla de Man, Bermuda, Territorio Antártico Británico, Islas Caimán, Islas Falkland, Gibraltar, Montserrat, Santa Elena, Islas Turks y Caicos e Islas Vírgenes.

PAISES BAJOS: Antillas Holandesas y Aruba.

PORTUGAL: todo el territorio de la República.

Modelo de Apostilla

La única formalidad que puede exigirse para certificar la autenticidad de una firma, la calidad en que el signatario del documento publico haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que lleve el documento, será la “Apostilla” expedida por la autoridad competente del Estado del que dimane el documento.

Modelo:

Sello de forma de cuadrado de mínimo 9 x 9 cm. (Art.6. Convenio de La Haya)

APOSTILLE

(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)

1. País …………………………………………………………….

El presente documento público

2. ha sido firmado por ……………………………………………

3. quien actúa en calidad de …………………………………….

4. y está revestido del sello/timbre de ………………………….

Certificado

5. en ……………………….. 6. el día ………………………….

7. por …………………………………………………………….

8. bajo el número ………………………………………………..

9. Sello/timbre: 10. Firma …………………..

Funcionarios competentes en ESPAÑA para colocarla

1) Documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial

– Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma correspondiente.

2) Documentos autorizados notarialmente y documentos privados cuyas firmas hayan sido legitimadas por Notario

– Decano del Colegio Notarial respectivo o Miembro de su Junta Directiva.

3) Documentos expedidos por las autoridades y funcionarios de la Administración Central (incluido el Registro Civil Central)

– Ministerio de Justicia.

4) Restantes documentos públicos

– Respecto de los documentos públicos de las restantes Administraciones, excepto los emanados de los órganos de la Administración Central, los interesados en el cumplimiento del tramite podrán utilizar indistintamente y a su elección el procedimiento 1) o el procedimiento 2).

Legalización diplomática

Se emplea en el resto de países no firmantes del Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961.

En función del carácter del documento público que se vaya a legalizar en España se pueden distinguir las siguientes formas de legalización:

Vía Judicial:

Se aplica a documentos judiciales (autos, providencias, sentencias, diligencias de todo tipo de actuaciones judiciales y testimonios que de las mismas extiendan los Secretarios judiciales) y a documentos que se refieren al estado civil (acta de nacimiento, matrimonio, defunción, certificados capacidad matrimonial, fe de vida y estado, etc).

Pasos a seguir:

1. Presidencia del Tribunal Superior de Justicia de la C.A. correspondiente

2. Ministerio de Justicia

3. Ministerio de Asuntos Exteriores y  de Cooperación

4. Representación Diplomática/Consular, acreditada en España, del país en que ha de surtir efecto el documento.

Vía notarial:

Se aplica a las escrituras públicas, las actas notariales y en general a todo documento que autorice un Notario, bien sea original, en copia o testimonio, y a legitimaciones y legalizaciones de firma realizadas por los Notarios.

Pasos a seguir:

1. Colegio Notarial correspondiente

2. Ministerio de Justicia

3. Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación

4. Representación Diplomática/Consular, acreditada en España, del país en que ha de surtir efecto el documento.

¿Qué ventajas ofrece la Apostilla de la Haya?

A nivel internacional se conoce como la Apostilla de La Haya a un acto legislativo por medio del cual distintos países formalizaron un convenio con el que se ha posibilitado que las personas interesadas en hacer uso de un determinado documento no deban cumplir con una exigencia de legalización de ese documento en un sentido público en el extranjero.

Es importante destacar al respecto que este es un convenio que se consolidó a nivel internacional como la Apostilla de La Haya, el cual se celebró durante el año 1961 en la ciudad holandesa que lleva el mismo nombre.

Beneficios de la Apostilla de La Haya

Ahora bien, para hablar de una manera más específica respecto a las ventajas de la apostilla de La Haya, bien vale la pena destacar que se trata de un acto legislativo por medio del cual se busca la reducción del costo y del tiempo para los trámites que son realizados por los ciudadanos al momento de legitimar cierto tipo de documentos.

En ese orden de ideas, la ventaja principal de la apostilla de La Haya es que se facilita la legalización de los documentos públicos que han sido emitidos en un país para que puedan ser usados en el extranjero sin que sea ningún tipo de inconveniente lo anterior. Por supuesto, como se ha mencionado, la apostilla de La Haya suprime la larga y tediosa cadena de legalizaciones en una sola, en donde se aplica un sello especial.

Hay que destacar al respecto que es necesario que el país involucrado en este tipo de procedimiento forme parte del convenio, ya que en caso contrario el sello especial que se conoce como apostilla de La Haya, no va a ser de utilidad. En ese sentido, las personas interesadas deben fijarse previamente en que sea válido este tipo de trámite en el país al cual se pretende viajar y por supuesto del cual se es ciudadano o se está residiendo en el momento.

Así que si se quiere encontrar una respuesta rápida en relación con las ventajas de este tipo de trámite, es que las personas únicamente con una estampa sobre su documento van a poder certificar la autenticidad de ese documento, razón por la que van a estar exentos de cualquier tipo de certificación adicional, ya que con ese único sello se está confirmando la legalidad y la autenticidad del documento ante cada uno de los países que se han suscrito el convenio.

En conclusión, los ciudadanos sólo deben acudir ante una instancia notarial y después enviar ese documento a la cancillería para poner la estampilla de validez a nivel internacional.

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