Lo que necesitas saber sobre la Legalización de documentos

Lo que necesitas saber sobre la Legalización de documentos

Si sois extranjeros, quizá os hayáis encontrado alguna vez con la necesidad de legalizar documentos. Este trámite es básicamente para poder validar un documento de origen exterior para que sea apto para nuestro ámbito nacional. Normalmente lo que se hace es verificar que la firma sea auténtica y que se corresponda a una autoridad firme con derecho a realizar dicho documento.

Para encontrar toda la información referente a este acto administrativo, os podéis dirigir a la web del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación. Allí veréis en todo momento la información más actualizada y más reciente.

Legalización de documentos  ¿Qué es legalizable y qué no?

Por norma general, prácticamente todos los documentos públicos proporcionados en el extranjero deben ser legalizados si se quieren usar en España, y el proceso es el mismo si lo hacemos al revés: todos los documentos públicos expedidos en nuestro país deberán ser legalizados en el país en que queramos usarlos. Aún así, hay algunos casos en que no sería necesaria la legalización:

Algunos países (España incluida) tienen convenios de cooperación firmados con otros países. Estos convenios se firman en determinados contextos, como por ejemplo, sobre temas de trabajo, educación o justicia. Cuando existe un convenio entre dos países se dará por válido el documento si se ha expedido en alguno de los países firmantes. El mayor y más relevante convenio que existe actualmente es el “Convenio de La Haya XII”, que se firmó en 5 de octubre de 1961. Este convenio sirve para simplificar muchos trámites, tanto para las personas que lo piden como para las administraciones que lo tramitan. El convenio dice que entre Estados miembros no es necesario legalizar para el reconocimiento mutuo, y que solamente con un sello ya bastará. Hay más de cien países bajo este convenio, y podéis ver la lista completa aquí.

Legalizar un documento suele ser, en muchos casos, un trámite gratuito. Esto será así cuando sea realizada por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación, que esta en Madrid (calle Juan de Mena, 4). Si no somos de la capital y no podemos hacer allí los trámites, entonces deberemos hacerlo en una embajada o consulado de España, aunque entonces ya no es gratuito si no que se tiene que pagar una tasa administrativa. Una vez legalizado el documento ya lo tendremos para siempre, puesto que no caduca (a no ser que el documento legalizado indique claramente que tiene una duración determinada, que puede ser).

Documentos emitidos por las autoridades de nuestro país que pueden usarse legalizarse en el exterior:

• Los emitidos por la Administración General del Estado: como por ejemplo los expedidos por funcionarios o por la Seguridad Social.
• Los emitidos por las Comunidades Autónomas.
• Los emitidos por entidades locales como Ayuntamientos, Diputaciones o Mancomunidades.
• Los documentos notariales: escrituras, actas, compulsas, etc.
• Judiciales: básicamente resoluciones judiciales, pero entraría también todo lo que son actas de nacimiento, matrimonio, defunción, etc. En este caso los encargados de realizar esta legalización son los tribunales superiores de justicia de cada comunidad autónoma.
• Documentos mercantiles: como pueden ser certificados de libre venta, facturas, etc.
• Traducciones juradas del español a otros idiomas (siempre y cuando se muestre claramente que se trata de una traducción hecha por un traductor jurado autorizado).
• Documentos académicos, documentos oficiales de enseñanza superior y los de enseñanza no superior.
• Documentos de entidades religiosas, como pueden ser los enlaces (matrimonios) de una u otra religión.
• Certificados médicos o bien, certificados veterinarios en caso de animales.

Se puede dar el caso que se niegue una legalización. Eso normalmente pasa en los siguientes casos:

1. Cuando el documento que se presenta no es público y, siendo privado, no se haya elevado a público mediante un notario
2. Cuando se requieran legalizaciones previas por parte de otras autoridades pero no se hayan hecho.
3. Cuando no se incluyen las firmas necesarias para que sean legalizadas (deben depositarse en el registro de la Sección de Legalizaciones del Ministerio)

Cuando una legalización ha sido denegada, la persona interesada podrá recurrir tal decisión, tal y como dice la Ley 30/1992 del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.