Una de las tareas más difíciles para cualquier empresa internacional es la dirección eficaz de sus trabajadores expatriados. Cuando una empresa envía a un profesional para que lleve a cabo un proyecto en el extranjero, o lo trae a España otro país, se deben realizar numerosos trámites burocráticos que convierten a la expatriación en un proceso de gran complejidad.
El departamento de recursos humanos asume la responsabilidad de realizar las gestiones administrativas, logísticas y burocráticas de la expatriación y la repatriación. Estos procedimientos requieres un alto grado de conocimiento sobre materias relacionadas con leyes fiscales, laborales, inmigración, extranjería, etc…tanto españolas como de los diferentes países en los que la empresa esté presente. Se trata de materias complejas, como la redacción de contratos, obtención de permisos de trabajo y residencia, visados, legalización de documentos, etc…
La posibilidad de que las empresas cuenten con especialistas que cubran todos estos campos las llevaría a afrontar un gasto económico desproporcionado, por lo tanto cada vez son más las empresas que subcontratan los servicios de empresas consultoras y relocation especializadas en gestionar los trámites de expatriación y repatriación.
Las empresas cada vez externalizan más los servicios de movilidad internacional en empresas especializadas al tratarse de procesos complejos y difíciles, evitando así sobrecargas administrativas, burocráticas y logísticas a los departamentos de RRHH.
La externalización de determinadas áreas funcionales (outsourcing) como son los Servicios de Movilidad Internacional es un tema actual que se ha hecho cada vez más atractivo para las empresas españolas. Permite la reducción de gastos directos mediante la contratación de servicios especializados en movilidad internacional que no afectan a la actividad principal de la empresa, la liberación de recursos, así como un incremento en la calidad de los servicios externalizados.
¿En qué consiste la externalización de los servicios de movilidad internacional?
El término de externalización proviene de la traducción al castellano del neologismo inglés outsourcing. También podríamos utilizar como término ambivalente el de tercerización ya que responde al acto por el cual una organización acude a una empresa exterior, es decir a un tercero, para que realice un trabajo, correspondiente a un proceso no crítico para su negocio, en el que la contratada está especializada en los servicios de extranjería en este caso, en tanto la empresa que contrata concentra su enfoque, recursos y esfuerzos a la razón de ser de su negocio: su actividad principal, que es la que aporta valor añadido, consiguiendo una mayor efectividad.
¿Cuáles serían las razones para contratar la externalización de los servicios de movilidad internacional?
-Mejorar el rendimiento de la organización, aumentando la productividad, la calidad, mejorando la fiabilidad y el tiempo en los procesos de extranjería, ciclos de tiempo más rápidos, optimización de la utilización de los recursos, mayor disponibilidad y mayor rendimiento.-Alcanzar la máxima efectividad enfocándose en lo que la empresa hace mejor y tener un partner especializado en los servicios de extranjería, el cual llevará toda la gestión de los procesos de extranjería (permisos de trabajo, permisos de residencia, visados, legalización de documentos, etc…) del personal expatriado y asignaciones internacionales.
-Transferencia de costos de personal (incluso los derechos adquiridos por ley) y gastos de gestión a la empresa proveedora.
-Convertir los costos fijos en costos variables.
-Reducir inversiones en equipo especializados en los serviciosde extranjería, inventarios, personal, entre otros, para utilizar esos recursos para otras utilidades.
-Ganar acceso al mercado y oportunidades de negocio, a través de la red de proveedores.
-Expandir las operaciones en períodos en que tal expansión no podría ser financiada.
-Recibir ideas innovadoras para mejorar el negocio, los productos o los servicios.
¿Qué ventajas aporta la externalización de los servicios de movilidad internacional?
Obviamente, los resultados dependerán cuantitativa y cualitativamente de la estructura y organización de la empresa, pero, en general:
-Reduce los gastos de la empresa: El ahorro en recursos de gestión y de supervisión que se produce y un mayor rendimiento de los factores empleados, repercute positivamente en los costes empresariales.
-Mejora el enfoque de la empresa: Permite que la dirección de la empresa y su equipo humano se concentre en sus actividades clave, las que conforman su ventaja competitiva diferenciadora.
-Mejora la calidad de los servicios: Aumenta la competitividad, flexibilidad y agilidad en los servicios de extranjería.
-Mejora la calidad final: la empresa que externaliza y la empresa contratada integran sus respectivas especializaciones, obteniendo una alta calidad en la solución final, difícil de desarrollar internamente.
-Sustituye gastos fijos por variables: Se consigue al sustituir un centro de coste interno (gastos fijos) por los servicios de proveedor (gastos variables).
-Racionaliza el uso de recursos: Permite acceder con rapidez a los recursos necesarios, así como reorganizar y liberar recursos propios para otras actividades.
-Flexibiliza el coste laboral: Al tener acceso a expertos cualificados y especializados en las áreas externalizadas, sin incremento de los costes laborales.
VISADOS Y LEGALIZACION DE DOCUMENTOS
Las consultoras apuntan que durante este semestre y el año que viene se duplicarán las peticiones de los siguientes tipos de Permisos de trabajo y residencia para estos países:
- Permisos de trabajo y residencia por cuenta propia
- Permisos de trabajo y residencia de temporada
- Permisos de trabajo y residencia transnacionales
- Permisos de trabajo y residencia para puestos de confianza
- Permisos de trabajo y residencia para personal altamente cualificado
- Permisos de trabajo y residencia para estudiantes
Así, como las siguientes peticiones de Visados:
- Visados de Turista
- Visados de Negocios
- Visados de asistencia técnica
- Visados temporales de Trabajo
- Visados permanentes de Trabajo
- Otros visados: periodistas, deportistas, religiosos, etc…
La legalización de los documentos son imprescindibles en cualquier proceso de expatriación en lo referente al proceso migratorio y de tramitación del visado correspondiente del expatriado, para que surtan efecto en el país de destino. Los documentos principales a legalizar del expatriado son: título académico, carta de asignación, cartas de referencias laborales, certificado de penales y certificado médico. Y de los familiares que acompañan al expatriado son: certificado de matrimonio para cónyuge y certificado de nacimiento para hijo.
La legalización de documentos se hará conforme a uno de los dos procedimientos siguientes dependiendo del país que expida el documento:
A) Apostilla de La Haya. De acuerdo con el Convenio de La Haya , de 5 de octubre de 1961, la única formalidad que se exige para los documentos procedentes de los Estados parte de dicho Convenio es el sello de La Apostilla que coloca la autoridad competente del Estado del que dimana el documento y surte efectos directamente ante cualquier autoridad del país de destino.
B) La vía diplomática . Es el procedimiento a utilizar para la legalización de los documentos extranjeros de Registro Civil, Notariales y Administrativos expedidos en países no firmantes del Convenio de La Haya.